Le Village des associations est une manifestation organisée par la Maison des associations de Strasbourg (désignée ci-après “l’organisateur”) qui a pour objectifs de :
- Faire connaître les associations au grand public.
- Favoriser l’engagement bénévole.
- Encourager les dynamiques inter-associatives.
Les associations participantes doivent :
- Respecter les valeurs, principes et lois de la République française et à proscrire tout discours ou comportement haineux, violent ou discriminatoire.
- Être en règle au regard du droit des associations et viser l’intérêt général (à but non lucratif).
- Ne pas avoir de lien juridique avec une structure à but lucratif.
- Incarner une démarche citoyenne.
1. Modalités d’inscription
L’association candidate ne sera inscrite qu’après validation de son dossier par l’organisateur. L’organisateur se réserve le droit de refuser l’inscription. Une priorité sera donnée aux associations ayant une activité dans l’Eurométropole de Strasbourg et à celles qui n’ont pas participé à la dernière édition de la manifestation. L’organisateur se réserve le droit de placer l’association à l’emplacement de son choix. Chaque association ne pourra disposer que d’un seul stand, sauf dérogation exceptionnelle accordée par l’organisateur.
2. Droits d’inscription
Une fois son dossier d’inscription validé, l’association reçoit une facture à acquitter pour les frais de participation. Ces frais sont déterminés en fonction du caractère employeur ou non de l’association. Les montants sont fixés par le Conseil d’administration de l’organisateur.
L’inscription de l’association ne sera confirmée qu’à réception du paiement dû à l’organisateur. Les droits d’inscription pourront être recalculés si l’association est adossée à une structure fiscalisée ou employeuse.
3. Présence à la manifestation
Les associations disposant d’un stand s’engagent à organiser une présence continue pendant les horaires d’ouverture de la manifestation (le samedi de 12h à 19h et le dimanche de 11h à 18h ) ainsi qu’à installer et désinstaller leur matériel uniquement durant les temps dédiés.
4. Assurance
Chaque association est tenue d’assurer sa participation, son matériel ainsi que de souscrire à une assurance responsabilité civile à fournir lors de l’inscription.
5. Vol et détérioration de matériel
L’organisateur décline toute responsabilité en cas de vol et de détérioration de matériel des associations. Les participants sont invités à rester vigilants, notamment quant aux objets de valeur.
6. Remboursements
En cas de désistement après le 10 juin 2025, il ne sera pas procédé au remboursement des frais de participation. En cas d’annulation pour cas de force majeure, aucun remboursement ne sera possible.
7. Vente et démarchage commercial
Les adhésions et la vente de produits sont autorisées, à condition qu’elles soient en lien direct avec l’objet de l’association participante. La vente de boissons alcoolisées est interdite. La vente de nourriture et d’autres boissons doit être déclarée par écrit auprès de l’organisateur au minimum un mois avant la manifestation. Elle n’est possible qu’en respectant les termes écrits de l’autorisation.
8. Règles d’hygiène et de sécurité
Les associations sont tenues d’appliquer les consignes de sécurité établies par l’organisateur.
9. Écoresponsabilité
Les associations participantes s’engagent à :
– respecter les espaces et le cadre naturel mis à disposition
– trier leurs déchets (selon les consignes et dispositifs mis à disposition) ;
– utiliser de la vaisselle compostable ou réutilisable (assiettes, verres, gobelets et couverts). Ces éléments devront être apportés par l’association (adresses de fournisseurs disponibles sur demande). L’organisateur peut fournir des gobelets réutilisables sur demande avant la manifestation (à récupérer au moment de l’installation du stand) et en échange d’une caution. Toute utilisation de vaisselle en plastique à usage unique entraînera l’arrêt de l’activité.
10. Accès à l’électricité sur le stand
La puissance électrique étant limitée dans le parc de la Citadelle, il est interdit de brancher des appareils électriques de cuisson (four ou micro-ondes) ou de réfrigération sur les stands. Pour les besoins limités à 500W, un branchement pourra être délivré sur demande expresse lors de l’inscription. Il incombe à l’association de prévoir les rallonges nécessaires.
11. Respect de l’emprise du stand et de la tranquillité
Les associations s’engagent à respecter l’emprise de leur stand.
Les associations participantes qui souhaitent utiliser un système sonorisé doivent l’indiquer au moment de l’inscription et veiller à maintenir un volume faible tout au long de la manifestation, afin de ne pas perturber le déroulement de l’événement dans son ensemble. En cas de non-respect de cette règle, l’organisateur se réserve le droit de demander à l’association de ne pas utiliser son matériel sonore, si cela est jugé nécessaire.
12. Sécurité incendie
Il est interdit de fumer dans le parc et d’utiliser des appareils à gaz sous les chapiteaux. Les accès de secours devront rester dégagés en toutes circonstances.
Les associations participantes déclarent avoir pris connaissance des dispositions contenues dans ce règlement et s’engagent à les respecter.
13. Règle
L’organisateur se réserve le droit de refuser l’accès au Village ou d’exclure définitivement toute association ne respectant pas les règles précitées ou susceptible de porter atteinte à l’ordre public ou à l’image et aux valeurs de la Maison des associations de Strasbourg, sans que cette exclusion ne donne droit au remboursement des frais de participation.